د NGO سیسټم باید د پروګرام سپارنه او اداري کنټرول سره ونښلوي
بشري او پراختیايي ادارې دوه تړلي مسؤلیتونه لري: د پروګرامونو سپارنه او د سپارل شوو سرچینو ساتنه. ګټور سیسټم باید د پروګرام، مالي، تدارکاتو، اکمالاتو، بشري سرچینو، څار او رهبرۍ ټیمونو سره مرسته وکړي چې له یو شان اسنادو کار واخلي، پرته له دې چې هر کاروونکی حساسو معلوماتو ته لاسرسی ولري.
Fida Technologies کولی شي د NGO یا INGO لپاره ERP، MIS او کاري بهیر پلېټفارم د تایید شوو مرستو، پروګرام او عملیاتي ماډل مطابق وارزوي او جوړ کړي. د تمویل کوونکي، قرارداد، safeguarding، مالي او قانوني اصول باید تر سافټویر کنټرول مخکې د ادارې مجاز ټیمونه تایید کړي.
چېرته جلا وسایل خطر او ځنډ جوړوي
- د مرستې بودجه او پروګرام فعالیتونه په جلا فایلونو کې
- ساحوي معلومات چې تکراري پاکولو او یوځای کولو ته اړتیا لري
- تدارکات، زېرمتون او شتمنۍ له مالي چارو جلا
- مخکې ورکړې او تصفیې چې له فعالیت سره تعقیبول یې ستونزمن وي
- د شاخص راپورونه چې تعریف، منبع یا د تایید تاریخ یې ناڅرګند وي
- د ګټه اخیستونکو معلومات له اړتیا زیات شریکېږي
- د تمویل کوونکو بېلابېل راپورونه له نابرابرو معلوماتو لاسي جوړېږي
- د شریک یا sub-grant راپورونه چې ژر نه پرتله کېږي
دا د پېژندنې پوښتنې دي، د هرې ادارې په اړه اټکل نه. سم حدود په پروګرامونو، تمویل کوونکو، ځایونو، شریکانو، کاروونکو، د معلوماتو حساسیت او اوسنیو سیسټمونو پورې تړلي دي.
د مرستې، پروګرام او پروژې مدیریت
د پروګرام پلېټفارم تمویل کوونکي، award، grant، پروژې، outcome، output، فعالیتونه، کاري پلانونه، ځایونه، مسؤل ټیمونه، پایلې، خطرونه، ستونزې او د راپور دورې نښلولی شي. د بودجې کرښې او د پلي کولو پرمختګ تړلی پاتې کېږي، خو د روایتي پایلو او مالي معاملو توپیر ساتل کېږي.
که sub-grant یا پلي کوونکی شریک شامل وي، حدود تړونونه، بودجې، پایلې، due diligence اسناد، د راپور مهالوېش، سپارل، کتنه، تایید او تعقیبي کړنې ټاکلی شي. اداره د خپلو قراردادي او compliance اړتیاوو د تایید مسؤله پاتې کېږي.
د مرستو حسابداري، بودجه او مالي کنټرول
د NGO مالي اړتیاوې کېدای شي د تمویل کوونکي، grant، پروژې، فعالیت، ځای، څانګې او لګښت مرکز ابعاد؛ څو اسعارو معاملې؛ د بودجې کنټرول؛ مخکې ورکړې؛ تصفیې؛ ترلاسه کېدونکي؛ ورکول کېدونکي؛ د معاش وېش؛ ګډ لګښت وېش؛ بانک او نغدي؛ او مالي راپورونه ولري. تایید شوې حسابداري طرحه باید روښانه کړي چې تدارکات، زېرمتون، شتمنۍ، سفر، معاش او پروګرام لګښتونه څنګه ledger ته رسېږي.
اسعار، مالیه، د تمویل کوونکي او راپور طریقه باید مجاز مالي، پلټنې، حقوقي او compliance مسؤلین تایید کړي. سیسټم باید د تایید شوي کنټرول اصلي معامله، د کتنې تاریخ او ملاتړي اسناد وساتي او بې له ټاکلو اړتیاوو عمومي compliance ادعا ونه کړي.
تدارکات، اکمالاتي لړۍ، زېرمتون او شتمنۍ
کنټرول شوی بهیر د پېر غوښتنه، sourcing لاره، نرخونه، ارزونه، تایید، د پېر امر، ترلاسه کول، د عرضه کوونکي فاکتور، تادیه او قراردادونه پوښلی شي. د زېرمتون او شتمنیو بهیرونه ځایونه، مسؤل ساتونکي، انتقالونه، وېش، شمېرنه، ساتنه، disposal او اسناد تعقیبولی شي.
د تایید حدود، د کمېټې مسؤلیتونه، د سیالۍ اصول، استثناوې او اړین اسناد باید د ادارې له تایید شوې پالیسۍ او اړوندو تړونونو راشي. سافټویر بیا بهیر په یو شان ډول هدایت او ثبتولی شي.
څار، ارزونه، حساب ورکونه او زدهکړه
د M&E یا MEAL سیسټم د شاخص له مرجع پیلېږي: تعریف، واحد، تفکیک، محاسبه، baseline، target، دوره، منبع، ځای، مسؤل رول او د اعتبار لاره. د معلوماتو راټولولو فورمې باید هماغه تعریفونه وکاروي چې ډشبورډونه او د تمویل کوونکي راپورونه یې کاروي.
پلېټفارم د فعالیت څار، output او outcome تعقیب، ساحوي لیدنې، شواهد، د معلوماتو کیفیت کتنه، نظر یا شکایت او مدیریتي ډشبورډونه ملاتړ کولی شي. هره پایله باید تایید شوو سرچینې معلوماتو او د کتنې تاریخ ته د تعقیب وړ وي؛ ډشبورډ باید نیمګړي یا ناتایید معلومات پټ نه کړي.
د ګټه اخیستونکي او قضیې معلومات زیات احتیاط غواړي
هر پروګرام د شخص په کچه معلوماتو ته اړتیا نه لري. کله چې د ګټه اخیستونکي یا قضیې ثبت توجیه ولري، پېژندنه باید هدف، لږ تر لږه فیلډونه، د اړتیا پر مهال خبرول یا رضایت، د تکرار مدیریت، د پروګرام او ځای له مخې لاسرسی، safeguarding محدودیتونه، ساتنه، اصلاح، بېنومه کول او مجاز شریکول وټاکي.
د رول پر بنسټ او د اړتیا پر مهال د سند په کچه لاسرسی د قضیې کارکوونکي، کتونکی، د پروګرام مدیر، M&E، مالي او اډمین جلا کولی شي. حساس export، ضمیمې او د هویت فیلډونه روښانه کنټرول غواړي. د معلوماتو ساتنې او safeguarding پرېکړې د ادارې د مجاز متخصصینو مسؤلیت دی.
ساحوي عملیات، اتصال او ژبې
ساحوي ټیمونه کېدای شي له ناپایدار انټرنېټ، ګډو وسایلو، د سفر محدودیت او څو ژبو سره کار وکړي. د تایید شوو اړتیاوو له مخې حللاره responsive فورمې، موبایل اپلېکېشن، صف شوی sync یا له تایید شوي معلوماتي راټولولو پلېټفارم سره ادغام کارولی شي. offline چلند باید د تعارض، وسیلې امنیت، د کاروونکي هویت او خوندي sync لپاره طرحه او ازمویل شي، نه دا چې عمومي امکان وبلل شي.
انګلیسي، دري او پښتو انترفېسونه او ښي نه چپ جوړښت شاملېدای شي. اصطلاحات باید د پروګرام او عملیاتو کاروونکي وڅېړي، څو ژباړه د ادارې له کاري ژبې سره برابره وي.
ادغامونه او د تمویل کوونکي راپور
سیسټم کېدای شي له ساحوي راټولولو، حسابدارۍ، بانک، HR، بایومتریک حاضرۍ، تحلیل، اسنادو یا د تمویل کوونکي پلېټفارم سره تایید شوي معلومات تبادله کړي. هر ادغام باید مالکیت، پېژندونه، مجاز فیلډونه، پېژندنه، اعتبار، د تېروتنې مدیریت، audit log او د ملاتړ مسؤلیت وټاکي.
د تمویل کوونکي راپور باید له تایید شوو سرچینې اسنادو او هوکړه شوو محاسبو سره وتړل شي. که بڼه بدلېږي، پر تاریخي پرتله، اعتبار او تایید یې اغېز باید وکتل شي، نه دا چې په بېسنده Excel کې اداره شي.
امنیت، نصب او د ادارې مالکیت
- د پروګرام او ملاتړ مسؤلیتونو مطابق رولونه او صلاحیتونه
- د غوښتنې، کتنې، تایید، تادیې او ادارې جلاوالی
- خوندي credentials، کوډ شوی انتقال او جلا چاپېریالونه
- د فعالیت تاریخ، د حساس export کنټرول او د پلټنې شواهد
- د بیکاپ مالکیت، د بېرته راګرځولو لاره او restore ازموینه
- تایید شوی cloud، شخصي کوربهتوب یا on-premise انتخابونه
- د معلوماتو export، اسناد، اډمین لاسرسی او د سپارلو پلان
د نصب ماډل باید د معلوماتو حساسیت، د تمویل کوونکي یا قرارداد شرایط، اتصال، د داخلي IT وړتیا، دوام، لګښت، ادغام او data residency اړتیاوې وارزوي. دا مسؤلیتونه باید په لیکلي حدود او تړون کې وي.
د NGO سیسټم د پلي کولو عملي لاره
- د مسؤلینو او grant پېژندنه: د پروګرام، مالي، تدارکاتو، اکمالاتو، HR، M&E، IT او رهبرۍ اړتیاوې ټاکل کېږي.
- د بهیر او معلوماتو نقشه: workflow، پالیسي، شاخص، راپور، سرچینې فایلونه، ادغامونه او د حساسو معلوماتو حدود مستندېږي.
- لومړیتوب: لومړۍ ګټوره نسخه ټاکل کېږي او راتلونکي پړاوونه له اساسي کنټرولونو جلا کېږي.
- تنظیم او پراختیا: د کتنې وړ بهیرونه په خوندي بېلګه معلوماتو ښودل کېږي.
- لېږد او ادغام: معلومات پاک، نقشه، ازمویل، پرتله او تاییدېږي.
- QA او UAT: ساحوي، پروګرامي، مالي، تدارکاتي، صلاحیت، استثنا او راپور حالتونه ازمویل کېږي.
- روزنه او نشر: د رول مطابق روزنه، اډمین، اسناد، ملاتړ او کنټرول شوی پیل چمتو کېږي.
- ملاتړ او ښهوالی: هوکړه شوې عملیاتي ستونزې اندازه او بدلونونه د SLA یا ملاتړ شرایطو له لارې اداره کېږي.
د NGO ERP یا MIS لپاره ګټوره غوښتنه چمتو کړئ
د ادارې ډول، پروګرامونه، تمویل کوونکي، ځایونه، کاروونکي، grants، د راپور دورې، ماډیولونه، اوسني وسایل، ادغامونه، ژبې، د لېږد سرچینې، د حساسو معلوماتو کټګورۍ، د نصب محدودیتونه او تدارکاتي وخت شریک کړئ. فیدا بیا د پېژندنې، ځانګړي MIS، ERP حدود، ادغام یا پړاويزې سپارنې وړاندیز کولی شي، پرته له دې چې هره اداره یو شان پلېټفارم غواړي.