د اسنادو سیسټم له ګډ file storage څخه ډېر دی
کنټرول شوی سیسټم باید وښيي چې سند څه دی، مالک یې څوک دی، کومه نسخه باوري ده، څوک اقدام کولی شي او د تایید شوي ژوند په پای کې څه ورسره کېږي. یوازې folder دا حسابورکونه نه برابروي.
مجاز records، حقوقي، compliance او سوداګریز متخصصین باید طبقهبندي، محرمیت، شواهد، ساتنه، disposal او transfer تایید کړي. سیسټم حقوقي مکلفیت نه ټاکي.
ترلاسه کول، طبقهبندي او metadata
سند د upload، کنټرول شوي scan، ایمیل، form، integration یا سیسټم output له لارې راتللی شي. metadata کې reference، ډول، مالک، واحد، نېټه، موضوع، محرمیت، دوسیه او retention class شاملېدای شي. تر باوري کېدو مخکې تکرار، کیفیت او بشپړتیا باید وکتل شي.
د نسخې او لاسرسي کنټرول
- draft، review، approved، superseded او archive حالت
- major او minor نسخه له بدلون یادښت سره
- د رول، واحد، دوسیې یا طبقه له مخې لاسرسی
- download، print، share او export کنټرول
- ممتاز اډمین او د مهم لاسرسي ثبت
- تایید شوې بهرنۍ همکاري
کاروونکی باید پوه شي چې کاري نسخه ویني که تایید شوی سند.
کاري بهیر، کتنه او تایید
workflow پړاو، مهلت، delegation، comment، بېرته ستنول، escalation او وروستی تایید اداره کوي او شخص، وخت، پرېکړه او کتل شوې نسخه ساتي. برېښنايي تایید په اتومات ډول قانوني digital signature نه دی.
لټون او کنټرول شوی ترلاسه کول
کاروونکی مجاز metadata او که مناسب وي indexed متن لټوي. view، filter، دوسیه او د اړوند سند لینک تکراري کاپي کموي. search باید صلاحیت مراعات کړي.
ساتنه، disposal او transfer
سند د تایید شوي schedule له مخې له فعال کارونې غیرفعال ساتنې، hold، منظور شوي destruction یا archive transfer ته ځي. disposal eligibility، review، approval، شواهد او د hold پر مهال ځنډ غواړي. backup د retention کنټرول بدیل نه دی.
پلي کول، لېږد او دوام
پلي کول د سند inventory، taxonomy، رولونو، workflow، schedule، integration او SLA سره پیلېږي. لېږد باید مالک، نېټه، نسخه، permission او retention class map او تکرار یا نامناسب format وښيي. exit plan باید content، metadata او audit د کار وړ صادر کړي.
عملیاتي راپور
dashboard intake، workflow حالت، overdue اقدام، د تایید وخت، د لاسرسي استثنا، disposal eligibility او transfer بشپړتیا ښودلی شي.
د اسنادو مدیریت مرجع
د ژوند دوره د امریکا ملي آرشیف له عمومي برېښنايي اسنادو اړتیاوو سره د capture، کارونې، disposal، transfer، metadata او reporting په برخه کې پرتله شوې. دا د افغانستان قانون یا certification نه دی.