سیستم سند بیشتر از ذخیره فایل مشترک است
سیستم کنترولشده باید نشان دهد سند چیست، مالک آن کیست، کدام نسخه معتبر است، چه کسی اقدام میکند و در پایان دوره تأییدشده چه میشود. فولدر بهتنهایی این حسابدهی را فراهم نمیکند.
متخصصان مجاز اسناد، حقوقی، compliance و تجارتی باید طبقهبندی، محرمیت، شواهد، نگهداری، disposal و انتقال را تأیید کنند. سیستم تعهد حقوقی را تعیین نمیکند.
دریافت، طبقهبندی و metadata
سند میتواند از upload، scan کنترولشده، ایمیل، form، integration یا خروجی سیستم وارد شود. metadata میتواند reference، نوع، مالک، واحد، تاریخ، موضوع، محرمیت، دوسیه و retention class را شامل کند. پیش از معتبر شدن، تکرار، کیفیت و تکمیل باید بررسی شود.
کنترول نسخه و دسترسی
- حالت draft، review، approved، superseded و archive
- نسخه major و minor با یادداشت تغییر
- دسترسی بر اساس نقش، واحد، دوسیه یا طبقه
- کنترول download، print، share و export
- ادمین ممتاز و ثبت دسترسی مهم
- همکاری بیرونی کنترولشده در صورت تأیید
کاربر باید بداند نسخه کاری میبیند یا سند تأییدشده.
جریان کار، بررسی و منظوری
workflow میتواند مرحله، مهلت، delegation، comment، برگشت، escalation و منظوری نهایی را مدیریت کند و شخص، زمان، تصمیم و نسخه بررسیشده را نگه دارد. منظوری الکترونیکی خودکار معادل امضای دیجیتال قانونی نیست.
جستجو و دریافت کنترولشده
کاربر metadata مجاز و در صورت مناسب متن indexشده را جستجو میکند. view، filter، دوسیه و لینک سند مرتبط از کاپی تکراری میکاهد. search باید صلاحیت را رعایت کند.
نگهداری، disposal و انتقال
سند مطابق schedule تأییدشده از استفاده فعال به نگهداری غیرفعال، hold، destruction منظورشده یا archive transfer میرود. disposal محاسبه، review، approval، شواهد و توقف در حالت hold میخواهد. backup جای retention control را نمیگیرد.
تطبیق، انتقال و تداوم
تطبیق با inventory سند، taxonomy، نقش، workflow، schedule، integration و SLA آغاز میشود. انتقال باید مالک، تاریخ، نسخه، permission و retention class را map و تکرار یا format نامناسب را مشخص کند. exit plan باید content، metadata و audit را قابل استفاده صادر کند.
گزارش عملیاتی
dashboard میتواند intake، حالت workflow، اقدام overdue، زمان منظوری، استثنای دسترسی، eligibility برای disposal و تکمیل transfer را نشان دهد.
مرجع مدیریت اسناد
دوره حیات با الزامات عمومی مدیریت اسناد الکترونیکی آرشیف ملی امریکا درباره capture، استفاده، disposal، transfer، metadata و reporting مقایسه شده است. این منبع قانون افغانستان یا certification نیست.