دیتابیس زمانی ارزش دارد که اسناد به کنترول مشترک نیاز داشته باشد
در افغانستان بسیاری از تجارت‌ها واژه دیتابیس را برای کل سیستم ثبت مشتری، محصول، حساب، فاکتور، گدام یا کارمند استفاده می‌کنند. نیاز معمولاً زمانی ایجاد می‌شود که کاغذ یا Excel سخت قابل کنترول باشد.
نشانه‌ها
- یک معلومات در چند فایل دوباره ثبت می‌شود
- کارمندان نسخه‌های متفاوت معلومات دارند
- جستجو، گزارش و بیلانس زمان زیاد می‌گیرد
- تغییر غیرمجاز قابل پیگیری نیست
- شعبات اسناد مشترک را درست شریک نمی‌کنند
- بکاپ به یک لپ‌تاپ یا یک شخص وابسته است
دیتابیس همراه با برنامه
راهکار حرفه‌ای معمولاً فورم، صلاحیت، validation، روند، گزارش و بکاپ را روی دیتابیس فراهم می‌کند.