یک مسیر قابل پیگیری از نیاز تا موجودی
کنترول تدارکات و موجودی زمانی مؤثر است که نیاز تأییدشده به منبعیابی، تعهد، دریافت، تفتیش، حرکت موجودی، بل تأمینکننده و حسابداری وصل بماند. استثنا باید دیده شود و شواهد آن حذف نشود.
تیمهای مجاز تدارکات، مالی، حقوقی و تخنیکی پالیسی، حد صلاحیت، روش ارزیابی و شرایط قرارداد را تأیید میکنند. نرمافزار قانون تدارکات ایجاد نمیکند.
تقاضا، منظوری و منبعیابی
- درخواست با هدف، مقدار، مشخصات، بودجه و تاریخ نیاز
- مسیر منظوری بر اساس واحد، مبلغ، کتگوری یا پروژه
- درخواست قیمت و پاسخ کنترولشده تأمینکننده
- ثبت ارزیابی، تضاد منافع و منظوری انتخاب
- سفارش خرید، تعدیل، لغو و تعهد باقیمانده
خرید عاجل یا استثنایی باید مسیر، دلیل و بررسی بعدی روشن داشته باشد.
ثبت تأمینکننده و قلم
هویت، تماس، حالت، معلومات مالی و اسناد تأمینکننده مالک و منظوری تغییر میخواهد. قلمها باید کود، شرح، واحد، کتگوری و بدیل یکسان داشته باشند.
دریافت، تفتیش و برگشت
دریافت باید سفارش، موقعیت، مقدار، تاریخ و مسئول را ثبت کند. قبول، رد، خساره، کمبود و برگشت حالت و شواهد میخواهد. خدمات میتواند با milestone یا deliverable پذیرفته شود.
کنترول گدام و موجودی
- موقعیت، bin و متصدی مسئول
- دریافت، مصرف، انتقال، تعدیل و شمارش دورهای
- نقطه سفارش و موجودی قابل استفاده
- lot، serial یا expiry در صورت نیاز
- رزرو و نسبت به پروژه یا cost center
- تطبیق شمارش فزیکی با بیلانس سیستم
تطبیق بل و اتصال مالی
روند میتواند سفارش، دریافت پذیرفتهشده و بل را پیش از منظوری پرداخت مقایسه کند. tolerance، مالیه، پیشپرداخت، landed cost، برگشت و ثبت حسابداری مسئول متخصص میخواهد.
تطبیق، انتقال و گزارش
تطبیق matrix منظوری، روش خرید، catalog، گدام، opening balance، valuation، integration و گزارش را تعریف میکند. انتقال نیازمند پاککاری قلم و تأمینکننده، تبدیل واحد، بررسی سفارش باز و sign-off موجودی آغاز است.
گزارش میتواند زمان دوره، تعهد باز، عملکرد تأمینکننده، موجودی، ageing، حرکت، تفاوت، expiry و مصرف را پوشش دهد.
مراجع پلانگذاری
روند با راهنمای عمومی Microsoft درباره تدارکات و منبعیابی و موجودی تا تحویل مقایسه شده است. این منابع وابستگی محصول یا قانون افغانستان نیست.