مدیریت grant باید دوره حسابده award را حفظ کند
سیستم باید فرصت یا منبع تمویل تأییدشده را به review درخواست، تصمیم award، agreement، بودجه، تطبیق، reporting، amendment و closeout وصل کند. شواهد برنامه از معامله مالی جدا، اما هر دو به award مجاز قابل پیگیری باشد.
شرایط donor، قانون، قرارداد، safeguarding، تدارکات و مالی متفاوت است. متخصصان مجاز برنامه، grant، مالی، تدارکات، حقوقی و compliance باید قواعد را تأیید کنند.
فرصت، درخواست و review
- فرصت تمویل، هدف، eligibility و تاریخ مهم
- پروفایل متقاضی یا شریک و اسناد due diligence
- narrative، results plan، بودجه و attachment
- تضاد منافع، screening و clarification history
- scoring، panel review، recommendation و تصمیم مجاز
- notification و نسخه محفوظ submission
سیستم روند تنظیمشده را پشتیبانی میکند و خود eligibility یا merit را تعیین نمیکند.
award، agreement و تعهد
ثبت award مبلغ، ارز، تاریخ، شرط، بودجه، work plan، indicator، deliverable، تقویم گزارش و مسئول را وصل میکند. نسخه agreement، amendment و effective date باید قابل مشاهده باشد.
بودجه، پرداخت و اتصال مصرف
بودجه میتواند dimension تمویلکننده، award، component، outcome، output، activity، location و cost category داشته باشد. پرداخت مطابق schedule، request، milestone یا evidence انجام میشود. integration مالی باید transaction، rate، allocation، advance، liquidation، commitment و reconciliation را حفظ کند.
deliverable، گزارش و review
هر گزارش narrative، مالی، indicator، audit یا deliverable مالک، due date، version، evidence، review، return، acceptance و follow-up میخواهد. upload فایل بهتنهایی acceptance نیست.
sub-grant و شریک تطبیقکننده
در صورت شمول، سیستم assessment شریک، agreement، بودجه، milestone، reporting، monitoring visit، finding، capacity action و closeout را مدیریت میکند. دسترسی review داخلی از submission شریک جدا باشد.
تغییر، خطر، finding و corrective action
budget revision، no-cost extension، scope change، waiver یا amendment باید request، justification، review، decision، effective date و impact history داشته باشد. risk، audit finding و corrective action مالک و evidence closure میخواهد.
closeout و تداوم record
closeout گزارش نهایی برنامه و مالی، advance، asset، sub-award، commitment، refund، document، finding و retention را بررسی میکند. award file باید قابل export باشد و با ختم تطبیق حذف نشود.
تطبیق و reporting
تطبیق با award type، authority، terminology، calendar، integration و reporting obligation آغاز میشود. migration نیازمند inventory امضاشده award فعال، بودجه، balance، deliverable، amendment، finding و سند است. dashboard pipeline، deadline، budget use، disbursement، report، risk و closeout readiness را نشان میدهد.
مرجع دوره grant
طرح با دوره عمومی Grants.gov درباره pre-award، award و post-award، reporting و closeout مقایسه شده است. این منبع قواعد امریکا را بر سازمان افغانستان یا donor تطبیق نمیکند.