نرمافزار حسابداری باید هر بیلانس مهم را توضیح دهد
پلتفرم قابل اعتماد، معامله منبع، کاربر مسئول، سند، منظوری، ژورنال، ledger، reconciliation و گزارش را وصل میکند. اصلاح باید قابل مشاهده باشد و تاریخ مالی با تغییر بدون توضیح حذف نشود.
متخصصان مجاز مالی، مالیه، audit و حقوقی باید چارت حساب، پالیسی، مبنای گزارش، مالیه و مکلفیت قانونی را تأیید کنند. نرمافزار audit opinion یا تصمیم compliance نمیدهد.
ساختار حسابداری و دوره کنترولشده
- واحد حقوقی، شعبه، بخش، پروژه و cost centre
- چارت حساب، dimension و تغییر کنترولشده master data
- سال مالی، دوره، بازکردن، بستن و صلاحیت reopen
- ارز معامله، functional و reporting در صورت نیاز
- شماره سند، لینک منبع و attachment
- مسئولیت منظوری، posting، reversal و اصلاح
طرح باید record عملیاتی draft را از ثبت accounting posted جدا و مسیر میان آنها را حفظ کند.
general ledger و subledger
ژورنال میتواند مشتری، تأمینکننده، کارمند، دارایی، موجودی، پروژه یا subledger تأییدشده را به general ledger وصل کند. posting rule، control account و allocation مالک کتبی میخواهد.
دریافتنی، پرداختنی، نقد و بانک
دریافتنی invoice، receipt، credit note، aging و allocation را پوشش میدهد. پرداختنی invoice تأمینکننده، advance، debit note، آمادهسازی پرداخت و settlement را وصل میکند. تهیه، منظوری، custody، posting و reconciliation باید در صورت خطر جدا باشد.
بودجه، تعهد و کنترول مالی
بودجه میتواند تهیه، review، approval، revision، release، commitment، actual و forecast را شامل شود. warning باید از hard stop جدا و مسئول exception مشخص باشد. variance باید به معامله منبع drill-down شود.
چندارزی و نرخ تبادله
سیستم میتواند ارز اصلی، functional value، منبع و تاریخ نرخ و revaluation تأییدشده را حفظ کند. rounding، gain/loss، settlement و reporting را مالی تعیین میکند.
reconciliation و بستهشدن دوره
بانک، نقد، مشتری، تأمینکننده، موجودی، معاش و control account باید مالک، دوره، شواهد و روش حل داشته باشد. close checklist موارد unposted، منظوری ناقص، unmatched، accrual، adjustment و sign-off را آشکار میکند.
صورت مالی و گزارش مدیریتی
محدوده میتواند ledger، statement، trial balance، income statement، balance sheet، cash flow، aging، budget versus actual، نتیجه شعبه یا پروژه و consolidation را شامل شود. هر خروجی filter، دوره، comparative و مسئول validation میخواهد.
تطبیق، انتقال و integration
تطبیق با شناخت پالیسی و روند آغاز میشود. انتقال چارت حساب، طرفها، opening balance، open item، asset و تاریخچه انتخابی را با trial import و control total امضاشده تطبیق میکند. اتصال فروش، تدارکات، موجودی، payroll یا پروژه نیازمند identifier، posting trigger، error و reconciliation است.
مرجع پلانگذاری
مدل با مرور عمومی FMIS بانک جهانی درباره بودجه، accounting، treasury و reporting مقایسه شده است. این منبع ادعای اشتراک فیدا یا تطبیق قواعد دولتی بر هر سازمان نیست.