انتقال معلومات یک تصمیم کنترولشده تجارتی است
انتقال تنها به دلیل import بدون خطا موفق نیست. ثبت هدف باید برای روند تأییدشده کافی، مطابق معنای درست mapping، با منبع معتبر reconciliation و توسط مسئول مجاز پذیرفته شود.
سازمان مالک معنا و تأیید معلومات منبع است. تیم تطبیق میتواند معلومات را بررسی، mapping، تبدیل و load کند؛ اما نباید خودسرانه مشتری تکراری، بیلانس افتتاحیه یا سابقه درست را انتخاب کند.
۱. مسئولان و محدوده انتقال را مشخص کنید
- مالک تجارتی هر بخش معلومات
- مسئول سیستم منبع و استخراج
- مسئول تخنیکی mapping و انتقال
- بازبین کیفیت، بیلانس و استثنا
- مرجع sign-off و تصمیم cutover
شرکت، شعبه، دوره، معلومات اصلی، بیلانس، معامله باز، سند و تاریخچه قابل انتقال و موارد باقیمانده در archive را ثبت کنید.
۲. تمام منابع را فهرست کنید
دیتابیس، Excel، سند، دستگاه و سیستم بیرونی را با مالک، فرمت، حجم، encoding، شناسه، رابطه، قاعده تاریخ و اسعار، روش دسترسی و مشکل کیفیت ثبت کنید. مشخص سازید هنگام تکرار، کدام منبع مرجع است.
۳. مدل هدف و mapping را تأیید کنید
هر فیلد منبع را با معنای فیلد هدف، نوع، اجباری بودن، مقدار مجاز، تبدیل، default، وابستگی و validation وصل کنید. روش حفظ یا تبدیل شناسه قبلی و قابلیت پیگیری آن را تعیین کنید.
- مشتری، عرضهکننده، کارمند، جنس و چارت حساب
- شعبه، گدام، پروژه، مرکز هزینه و اسعار
- بیلانس افتتاحیه، موجودی و اسناد باز
- ضمیمه، تاریخچه و نیاز audit
۴. پاکسازی را با صلاحیت تجارتی انجام دهید
مقدار مفقود، تکرار، کود نادرست، تاریخ ناممکن، واحد ناسازگار، ثبت غیرفعال و رابطه شکسته را پیدا کنید. قواعد اصلاح و فهرست استثنا بسازید. ادغام، بستهشدن و تعدیل مهم باید تأیید مالک روند را داشته باشد.
نسخه اصلی و نسخه تبدیلشده تأییدشده را حفظ کنید. اصلاح بدون سند قابل تکرار و audit نیست.
۵. محیط و فایلهای انتقال را محافظت کنید
معلومات میتواند شامل معاش، هویت، مالی، عرضهکننده یا مستفید باشد. دسترسی را محدود، انتقال و ذخیره را تأیید، محیط را جدا، credentials را محافظت، فعالیت مهم را log و زمان حذف فایل موقت را تعیین کنید.
۶. انتقال آزمایشی قابل تکرار اجرا کنید
آزمایش باید همان ترتیب استخراج، تبدیل و load نهایی را استفاده کند. زمان، خطا، ردیف ردشده، کار دستی و وابستگی را ثبت و پس از اصلاح دوباره اجرا کنید. معلومات تست باید برای تنظیم، ادغام، آموزش و UAT بهموقع آماده باشد.
۷. ساختار، تعداد و ارزش را reconciliation کنید
- تعداد ثبت بر اساس شرکت، شعبه، وضعیت و دوره
- تراز آزمایشی و بیلانس حساب
- طلب و بدهی مشتری و عرضهکننده
- تعداد و ارزش موجودی بر جنس و محل
- سفارش، تعهد و مجموع سند باز
- رابطه، ضمیمه و نمونه تاریخچه
حد قابل قبول، مسئول استثنا و شواهد sign-off را از قبل تعیین کنید.
۸. cutover، freeze، rollback و ارتباط را پلان کنید
آخرین معامله سیستم قبلی، توقف ثبت، استخراج نهایی، ترتیب load، reconciliation، فعالسازی ادغام، بازشدن دسترسی و مرجع go-live را مشخص کنید. rollback باید trigger، حالت امن، معامله ایجادشده و مرجع تصمیم را واضح سازد.
۹. شواهد را حفظ و دسترسی موقت را ببندید
پس از پذیرش، mapping، تنظیم یا script، extract، reconciliation، استثنا و sign-off را مطابق پالیسی نگهدارید. credentials و فایل موقت را حذف و مالک دوامدار کیفیت معلومات را مشخص کنید.
منابع اصلی این راهنما
چکلیست با راهنمای رسمی Microsoft درباره معلومات تنظیم و انتقال، چکلیست مدیریت معلومات و حاکمیت انتقال و هماهنگی cutover مقایسه شده است. اصول به شکل عمومی استفاده شده و به معنی استفاده یا فروش Dynamics 365 توسط فیدا نیست.