روند تأییدی بیشتر از ذخیره فایل است
سیستم سند باید نسخه approved، reviewer، approver/rejector و تغییرات میان نسخهها را حفظ کند.
امکانات مهم
- document number و category
- version history و replacement کنترولشده
- approval چندمرحلهای
- comment، due date و reminder
- role-based access و attachment امن
- search، archive و audit history